会社の設立登記申請でのCD-Rの種類と作成について

会社の設立登記申請で作成するCD-Rのイメージ写真

会社の設立登記申請書の書類一式を作成したときに、一緒に提出するCD-Rについて、何を使えばよいのか、何を保存すればよいのか、かなり迷ってしまいました。

行政書士などの専門家の方々にとっては当然すぎることなのだと思いますが、わたしと同じような方もいるかもしれません。

その体験から、「登記すべき事柄を記録するCD-R」の種類と作成方法について、まとめました。(2018年3月追記:法務省サイトの各ページのアドレスが変更となっていたので、リンク切れを修正しました。)

 

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どんなときにCD-R提出なのか?

法務局の商業・法人登記の申請書様式にある設立登記申請書の記載例(株式会社設立登記申請書記載例合同会社設立登記申請書記載例)のなかに、「登記すべき事項」という欄があります。

ここの注意書きで、オンライン提出でないならば、「別添えCD-Rのとおり」等と記載して、「当該CD-Rを申請書と共に提出してください」とあります。

つまり、オンライン提出でないならばCD-Rを提出する必要があるのです。

マリ

マリは、ウェブサイトを見るときには普段はChromeを使っています。ただ、役所関係のサイトでは、Chromeだと文字化けすることがあります。上記の記載例のPDFファイルも、Chromeで開くと文字化けしてしまいました。

その場合には、Internet Explorerを使えば、解決することが多いです。e-TaxやeLTAXも、Internet Explorer推奨みたいですね~

提出するCD-Rの種類について

詳しい説明は、法務省サイトの下記ページにあります。

商業・法人登記申請における登記すべき事項を記録した電磁的記録媒体の提出について

ここに、下記のように使用できる電磁的記録媒体の種類がリストされています。

電磁的記録媒体の種類

  • CD-ROM(120mm,JIS X 0606形式)
  • CD-R(120mm,JIS X 0606形式)
  • DVD-R(120mm,JIS X 0610形式)
  • DVD-ROM(120mm,JIS X 0610形式)

 (法務省HPより)

ここでは、CDについて、どのようなものを用意すればよいのか、確認してみましょう。

  • CD-ROMは、”Compact Disk Read Only Memory”の略で、コンパクトディスクをコンピュータ用の記憶媒体として使ったもの。読みとり専用なので、データを書き込むことはできない。
  • CD-Rは、”Compact Disk Recordable”の略で、データを一度だけ書き込めるCD。いったん書き込んだデータは消去できない。

⇒つまり、自分でCDへ書き込みをする(=提出用のCDを自分で作成する)場合には、CD-Rを使うということになります。

  • 120mmとは?:CD-ROM・CD-Rの直径が120mm(=12cm)という意味。一般に売られているサイズです。
  • JIS X 0606形式とは?:JIS(日本工業規格)におけるCD-ROMのファイル構造のことで、ISO(国際標準化機構)でのISO 9660:1988になります。ISO 9660 に準拠することで、様々なオペレーティングシステムで、CDを読み込むことが可能になります。

⇒(これ以上詳しいことはわからないのですが)法務局の相談窓口に聞いたところ、「一般的に売られているデータ用のCD-Rを使えば大丈夫」とのことでした。「ここまで聞いてくる人はいないよ~」みたいな対応されましたから、法務省のホームページには細かく形式がでていますが、あまり気にしなくてもよさそうです。

マリ

CD-Rにはデータ用やミュージック用がありますが、今回はデータ用で十分ですね。申請書類と一緒に持ち歩きしますから、CDケースが付いているものが便利ですよ~

記録の方法について

上記の法務省のサイトに、記録の方法として、細かい注意事項が記載されています。

記録の方法

  1. 文字コードは,シフトJIS(※)を使用し,すべて全角文字で作成してください。
  2. 文字フォントは,「MS明朝」,「MSゴシック」等いずれのフォントを使用していただいても構いません。
  3. 使用する文字は,Microsoft(R) Windows(R)端末で内容を確認することができるもので作成願います。特に,(1),(2),(3)等の文字は,OSが異なると文字化けすることがありますので御留意ください。
  4. タブ(Tab)を使用しないでください。字下げや文字の区切り等により空白が必要な場合は,スペース(全角)を使用してください。
  5. 数式中で使用する分数の横線は,「─」(シフトJISの0X849F(区点:0801))を使用してください。
  6. ファイルは,テキスト形式で記録し,ファイル名は,「(任意の名称).txt」としてください。(例 株式会社・設立.txt)。
  7. 電磁的記録媒体には,フォルダを作成しないでください。
  8. 1枚の電磁的記録媒体には,1件の申請に係る登記すべき事項を記録してください。
  9. 電磁的記録媒体には,申請人の氏名(法人にあっては,商号又は名称)を記載した書面をはり付けてください。
    ※シフトJISであっても,JIS X208に含まれないIBM拡張文字,NEC選定IBM拡張文字及びWindows外字はご利用いただけませんので,御注意下さい。

 (法務省HPより。赤字は当サイトで追記。)

これらの各項目に留意しながら、次の項で説明するテキストファイルを作成していきます。

 

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提出用CDーRの作成について

テキストファイルの作成と保存

CD-Rには、「登記すべき事柄を保存」することになります。

記録する内容については、法務省のサイトの登記事項の作成例一覧から、該当のファイルをダウンロードして利用します。

合同会社の場合には、0104合同・設立.txtをダウンロードすると、テキストファイルに以下の内容がありますので、適宜修正してファイルを完成させます。

「商号」○○商店合同会社
「本店」○県○市○町○丁目○番○号
「公告をする方法」官報に掲載してする
「目的」
1 ○○の製造販売
2 ○○の売買
3 前各号に附帯する一切の事業
「資本金の額」金500万円
「社員に関する事項」
「資格」業務執行社員
「氏名」法務商事株式会社
「社員に関する事項」
「資格」業務執行社員
「氏名」法務一郎
「社員に関する事項」
「資格」代表社員
「住所」○県○市○町○丁目○番○号
「氏名」法務商事株式会社
「職務執行者」
「住所」○県○市○町○丁目○番○号
「氏名」職務執行者 法務太郎
「登記記録に関する事項」設立

特に、文字はシフトJIS、全角を使うことに気を付けます。

内容が完成したら、上記の記録の方法の6番に「テキスト形式で記録し」とあるとおりに、そのままテキストファイルのまま、例えば「XXX合同会社.txt」とファイル名を付けて、CDーRに保存をします。

電子定款の場合はCD-Rにテキストファイルと電子定款を保存

電子定款を利用する場合には、上記で作成したテキストファイルの他に、電子定款のファイルも提出する必要があります。その場合には、同じCD-Rに保存すれば大丈夫です。

つまり、電子定款の場合には、自分で用意したCD-Rを使う場合でも、電子定款作成を依頼した行政書士さんから納品された電子定款が保存されたCD-Rを使う場合でも、最終的には、テキストファイルと電子定款の2つのファイルを保存したものが、法務局へ提出用のCD-Rになります。

CD-Rに法人名を記載した書面をはり付ける

上記の記録の方法の9番に「申請人の氏名(法人にあっては,商号又は名称)を記載した書面をはり付けてください。」とあるので、ラベルに法人名を記載して、CD-Rに貼ります。

これで、提出用のCD-Rが完成しました。

マリ

ラベル作成は、CDについているものを利用してもよいですが、テプラなどのラベルプリンターがあれば便利です。

起業すると、どうしても紙でとっておかなくてはならないものがあって、ファイルが増えてきます。手書きではなくテプラでファイルのタイトルを作成するだけで、気持ちよい&プロフェッショナルな印象になりますよ~

 
 
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登記すべき事項をオンラインで提出する方法について

少し前までは、設立登記申請書の記載例で、登記すべき事項の部分には「別添えCD-Rのとおり」と記載されていたのに、最近になって、「別紙のとおりの内容をオンラインにより提出済み」に変更されました。

法務省サイト内の登記・供託オンライン申請システムによる登記事項の提出についてにおいても、「登記すべき事項をオンラインで提出する方法」のメリットが説明されています。

  • 申請用総合ソフト(無料)を用いることにより,申請書を簡単に作成することができます。
  • オンラインによって,受付番号,補正,手続終了等のお知らせを受けることができます。
  • 電子署名及び電子証明書を添付する必要はありません。

 (法務省HPより)

詳しい方法は、同ページからのリンクファイル「オンラインによる登記事項提出手続の流れ」において説明されています。

どちらの方法も書類作成は必要

「オンラインによる登記事項提出」では、CD-Rを作成する手間なくなるのですが、反対に申請用総合ソフト等をダウンロードする必要がありますし、法務局へ行って申請書類一式を提出して登記申請することには変わりありません。法務省サイトではオンラインで提出する方法のメリットが書かれて推奨されている雰囲気を感じますが、申請を自分で行なう場合には、どちらが効率的かは、状況によるかもしれません。

さらに一歩進んで、法務省の別ページ会社等の設立登記のオンライン申請についてで説明されているとおりに、設立時のほぼ全プロセスをオンラインで行なうこともできます。

どの方法で登記手続きするを冷静に判断

同ページに書かれている通りに、設立登記をオンライン申請する場合でも、印鑑の提出には印鑑届書を管轄登記所の窓口に提出または送付する必要があります。総合的にみてどの方法が自分に合っているかを考えて、(1)申請書類+CD-Rでいく方法、(2)CD-Rの代わりに登記すべき事項の提出をオンラインで提出する方法、(3)(印鑑の提出以外)すべてオンラインでいく方法を判断するとよいですね。

マリ

マリの場合は、「結局は法務局へ行く必要がある」ことから(3)は却下しました。今ならば(2)の方法を検討するかもしれませんが、マリが法人設立した2年前はCD-Rを使う方法がメインであったことと、1回だけの作業でソフトをダウンロードしたりオンライン登録したりするほうが面倒と感じたことから、(2)も却下。

会社設立日をどうしても決めた指定日にしたいこともあって、自分自身で法務局へ行く方が安全と判断して、最終的に(1)の方法で設立登記申請しましたよ~

 

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まとめ

専門家であれば当然のことでも、自分でやると慣れていないことなので、戸惑ってしまう場合があると思います。終わってしまえば簡単なことですが・・・。

上記記事が、会社の設立登記申請の「登記すべき事項を記録したCD-R」を作成するときの参考になれば幸いです。


法人の登記が完了すると、法人用の電話番号の取得銀行口座開設へと手続きが進んでいきます。以下の記事を参考にして準備を進めてくださいね。

 

 

 

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