【BusinessCall】ビジネスコールは個人事業主・小さな法人におすすめの電話代行サービス

【BusinessCall】ビジネスコールは個人事業主・小さな法人におすすめの電話代行サービス

小さな起業では「電話が確実につながる」「固定電話番号がある」ということが、ビジネスへの信頼へつながります。

特に、個人がお客様のビジネスでは、「平日の夜間や週末にかかってくる電話」にも、確実に対応して機会ロスを防ぎたいというという状況があります。

そんな場合におすすめなのが、BusinessCall(ビジネスコール)のように、平日昼間だけでなく平日夜&土日祝も対応可能な電話代行サービスです。

本記事の内容

  • 電話代行サービスとは?
  • 小さなビジネスにBusinessCallがおすすめの7つの理由
  • BusinessCallの利用がおすすめのシチュエーション

起業にあたって固定電話番号を持ちたい」「電話に出られない不安から解放されたい」というビジネスオーナーの皆さんは、ぜひ参考にしてくださいね。

当記事は、2021年6月時点の情報を参考にしています。

 

 

電話代行サービスとは?

電話代行サービスとは?

電話代行サービスの特徴

電話代行サービスは、文字通りに、「かかってくる電話への対応を代行してくれる」サービスです。

従来から「秘書サービス」「コールセンター」などの一環としての「電話代行サービス」がありましたが、最近になって「副業&複業の増加」「リモートワークの増加」などを背景に、電話代行サービスの需要が高まりつつあります。

電話代行のメリット
  • 固定電話番号の利用が可能:多くの電話代行業者では、固定電話番号の貸し出しをあわせて提供しているので、煩雑な手続きなしに固定電話番号を使うことができます。
  • オフィスの移転にも柔軟に対応可能:電話番号の変更を気にしなくてよいので、ビジネス運営にフレキシビリティ(柔軟性)をもつことができます。
  • かかってきた電話を逃さない:電話応対のプロによって確実に電話対応してもらえることにより、ビジネスの機会ロスがなくなります。
  • 本業に集中できる:電話に出ることを気にせずに、本来の仕事に集中できます。
  • 電話対応を事前に準備できる:折り返しの電話に際して、充分な準備をして臨むことできます。
  • 人件費の削減につながる:電話対応のための人件費を大幅に減らせます。
  • 柔軟性をもった対応が可能:業者によっては、「代行の時間を選べる」「夜間や週末の対応が可能」など、ビジネスの状況に合う利用の仕方ができます。

電話代行サービス利用の留意点としては、以下が考えられます。

  • 電話に直接出られない:電話代行の時間を選べるという業者以外の場合は、基本的にかかってきた電話に直接出ることができません。
  • 簡単な要件対応となる:基本的な電話代行の場合は、電話の応対はあらかじめ決められた簡易的な内容となります。(非定型な対応については、オプションや別途の契約が必要になります。)
  • 平日昼間のみの業者が多い:多くの電話代行サービスの対応時間は、平日の9時~18時のところが多いです。平日夜間や土日祝の対応を望む場合には、そのような業者をしっかり選びましょう。

電話代行と転送電話の違い

「電話代行サービス」と似たようなイメージで捉えられがちなサービスに「転送電話サービス」がありますが、両者の性質は正反対の面があるので、違いををよく理解することが大切です。

  • 電話代行:かかってくる電話の対応を代行してもらう。

    ⇒電話代行サービスは、プロによって確実に電話対応してもらえる安心の選択肢です。「電話に出られない」という機会ロスを減らします。

  • 転送電話:固定電話番号等へ入った電話を指定先(自分のスマホなど)に転送してもらう。

    ⇒転送電話は、スマホで電話に出ることができて便利です。しかし、個人事業主やひとり社長などのひとりビジネスでは、会議中や移動中に「電話にでることができない」状況が発生してしまいますので、留意が必要です。

このように、同じような「電話に関するサービス」ではあっても、電話代行サービスと転送電話サービスは、特に「電話に出る」という点に関しては正反対の特徴があります。

「自分のビジネスの状況がどちらに向いているか?」をよく理解をしたうえで利用するようにしたいですね。

電話代行サービスの3つのタイプ

電話代行サービスには、大きく分けて以下の3つのタイプがあります。

  1. 基本的な電話代行:かかってくる電話に出て、相手の名前、電話番号、簡単な要件に対応する。ITツールなどを用いてすみやかに通知をする。小さなビジネス向け。
  2. 業種に特化した電話代行:専門用語を理解したうえでの電話応対を提供する。単なる電話の取次ぎを越えて、顧客獲得も視野にいれての電話代行。たとえば、歯科の予約受付、飲食店の予約受付、ネットショップの問い合わせ対応など。
  3. コールセンター的な電話代行:電話業務のアウトソーシングに対応する。電話での受注、キャンペーン事務局窓口、問い合わせ窓口など、大量な電話を扱う。個別にカストマイズ要望にも対応。

次のコーナーでは、主として「基本的な電話代行」に該当するサービスを提供しているBusinesCall(ビジネスコール)の特徴を詳しく見ていきましょう。

BusinessCallが小さな起業におすすめの7つの理由

BusinessCallが小さな起業におすすめの7つの理由

1. 固定電話番号の貸し出しに対応

BusinessCallでは、03番号・050番号の貸し出しに対応しています。

  • 小さな起業においては、「固定電話番号を使いたい」が、ビジネスやオフィスがしっかり固まっていないという状況がよくあります。そんなときに、BusinessCallでは、電話番号の貸し出し料金が電話代行の料金に含まれているので、安心して固定電話番号の利用ができます。
  • 個人でも法人でも利用することができます。
  • 最短で3日で利用を開始できるので、「急ぎで固定電話番号がほしい」場合にもおすすめの選択肢です。
やっぱり固定電話番号!?

ほぼ全てをスマホで済ますことができる時代であっても、さまざまなサービスやネットショップでは、ウェブサイトや名刺に記載する電話番号は、「固定電話番号を使って信頼感を向上させたい」と考えるビジネスオーナーの方は多いです。

実際に自分が問い合わせ電話をかけるときを考えると、個人として相手を知っている場合は携帯の電話番号でよいですが、それ以外ならば「固定電話番号」であるほうが安心感がありますね。

2. 夜9時まで&365日の対応で電話の悩みを解決!

BusinessCallでの対応時間は以下の2種類があり、いずれも土日祝日を含めた365日対応可能です。

特に個人を対象とする小さなビジネスにおいては、平日の夜間週末に電話のお問い合わせが入る場合も多くあり、「そのような時間帯こそ電話代行を依頼したい」という要望に応えています。

  • スタンダードプラン:全日9:00~21:00(最大7時間)
  • ラグジュアリープラン:全日9:00~21:00(最大12時間)
マリー
平日のビジネス時間帯(9時~18時)のみ対応の電話代行業者が多いので、全日夜9時までの対応が可能なBusinessCallのサービスは頼りがいがありますね。

3. 月額基本料金が5,000円~の料金設定

BusinessCallの月額の基本料金は、以下のとおりとなっています。

  • スタンダードプラン:月額5,000円(税込5,500円)
  • ラグジュアリープラン:月額10,000円(税込11,000円)
  • 両プランともに、固定電話番号の貸し出し料金が含まれています。
  • 月の途中からの利用の場合は、月額基本料金が日割りになります。
  • 料金はすべてクレジットカードでの支払いになります。
  • 一日にかかってくる電話件数が平均して数件程度(月の合計で82件まで)であれば、お得感のあるスタンダードプランがおすすめです。

料金プランの詳細については、こちらのページで確認することができます。

4. 代行を依頼する時間帯を選ぶことが可能 

BusinessCallでは、「決められた時間だけ代行を依頼したい」という対応も可能です。

  • 代行を依頼する時間帯を30分単位、曜日単位で設定することができます。
  • 対応時間帯の変更は、電話またはメールで依頼することができます。
  • たとえば、スタンダードプランでは、朝9時~夜9時までのなかの1日7時間の範囲で、代行を依頼したい時間帯を設定することができます。
  • 「本業に集中したいときに代行を依頼」「午前中に数時間、午後に数時間というように1日に複数の時間帯を依頼」といった設定も可能です。
  • 副業・複業・フリーランスなど複数の仕事を持っている方で、「仕事に集中している時間帯に電話代行を依頼したい」というケースにもおすすめの機能です。
マリー
特定の電話がかかってくる時間帯がわかっていて、できれば自分で直接に受けたいという場合もあります。そのような場合に、この機能を使えるので便利ですね。

5. マルチデバイスに対応

BusinessCallが受けた電話の内容は、PC/タブレット端末/スマートフォンに対応した専用の管理画面で確認できます。

  • 専用画面に加えて、メール・チャットワークでの連携も可能。すぐに電話内容を共有してもらえるので、迅速な対応が可能です。
  • 小さな法人などでは、管理画面をチームで共有することも可能です。
  • チームで電話対応の状況を共有することで、折り返し忘れや重複した対応の防止などにもつながります。

6. オプションの利用でカストマイズも可能

ビジネスの状況によっては、簡易的な対応を超えた電話対応をお願いしたい場合があるかもしれません。そのような場合に、BusinessCallには、オプションのサービスが用意されています。

  • Q&A追加:「特定の質問に対して回答してもらう」場合のオプション(1件あたり月額税込1,100円)
  • オリジナルガイダンス:営業外の時間帯に流れるガイダンスをオリジナルなものに設定(月額税込1,100円)

いずれもリーズナブルな料金設定なので、必要に応じて利用したいですね。

7. 安心のオペレーター品質

運営会社のウィズ・プランナーズは、大手企業のコールセンター業務も請け負っており、電話に関するサービスのノウハウが蓄積されています。

  • 迅速な電話対応や正しい日本語の利用など、オペレーターの教育に力を注いでいることが、高品質なオペレーター対応へつながっています。
  • 個人情報の取り扱いなどのコンプライアンスも徹底しているので、安心して利用できます。

 

BusinessCallの利用がおすすめのシチュエーション

BusinessCallの利用がおすすめのシチュエーション

上記でご紹介したBusinessCallのサービスは、実際の導入事例でもわかるとおりに、小さなビジネスを強力にサポートしています。

以下のようなシチュエーションは、特にBusinessCallの電話代行サービスが効果的です。

  • 「仕事に集中する時間帯」と「顧客対応の時間帯」をはっきりわけたい状況:
    例えば、税理士や弁護士などの士業コンサルタントヨガ教室学習塾ショップ写真家など
    ⇒BusinessCallでは、時間帯ごとに代行を依頼したい時間を選べるので超便利です。

  • 顧客対応中に電話に出ることがむずかしい状況:
    例えば、クリーニング店歯科医院などの受付、エステサロンネイルサロンの受付、不動産会社設計事務所など
    ⇒顧客対応中の電話を逃さないので機会ロスを防げます

  • 平日夜や週末にも電話がかかってくる状況:
    例えば、ネットショップフラワーショップ資格スクール、人材サービス引越し業者水道業者など
    ⇒BusinessCallなら、平日夜9時まで&土日祝日も対応可能です。

このように、多くの状況において、電話代行サービスを日常業務に効果的に取り入れることで、小さなビジネスを効率的に運営していくことにつながります。

 

まとめ:BusinessCallの電話代行でビジネスを効率化しよう!

インターネット全盛の現代においても、固定電話番号を利用して電話を確実に受けることができる「電話代行サービス」のメリットはとても大きいですね。

電話対応で悩んでいたら、リーズナブルな料金で利用開始できるBusinessCallの利用を検討してみてくださいね。

 

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